文件梳理培训会解读 2020-08-23 14:15

  合肥世纪精信机械制造有限责任公司 文件梳理培训会 2011年7月 1 合肥世纪精信机械制造有限责任公司 目 录: 前言 一、模板介绍 二、目的和适用范围 三、职责 四、管理要点和流程 五、引用文件 六、记录 七、检查与考核 八、附加说明 3 内容: 前言 1、编制文件的目的是通过文件的内容拟定与批准、发布对文件名 称中涵盖的所有相关内容进行规范,以达到对各项工作的有效 控制。 2、文件编制部门是职能的控制部门,在职能上是比任何一个非职 能的部门都要高的(但在其他职能角度上,要服从其他部门的 约束与管理),具有至高的权利与无限的责任。 文件的高度由起草人思想的高度决定。 3、文件起草要结合5W1H—why为什么做、what做什么、where在哪 儿做、when什么时间做、who谁做、how怎么做 4 一、模板介绍 5 二、目的(why)和适用范围(where) 目的:通常是指行为主体根据自身的需要,借助意识,观念的中介作 用,预先设想的行为目标和结果。作为观念形态,目的反映了人对 客观事物的实践关系。人的实践活动以目的为依据,目的贯穿实践 过程的始终 范围:基本解释为“上下四周的界限”;词义:①周围界限:地区~ ㄧ工作~ㄧ活动~ㄧ他们谈话的~很广,涉及、科学、文学等 各方面。②限制;概括 文件适用范围:在此应理解为应用的场合、部门等行政的、地理的、 职能的范围,比如文件管理程序:适用于本公司**类文件、**类文 件的管理(***类文件适用***程序(或规定),不适用本标准) 注:适用范围可以直接表述,也可以排他表述 注:本公司关于“目的和适用范围”的格式见《管理标准模板》 6 三、职责(who、what) 职责定义:职责是指职务上应尽的责任。是为了在某个关键成果领 域取得成果而完成的系列任务的集合,它常常用任职者的行动加上 行动的目标来加以表达。例如,维护客户关系,以保持和提升公司 在客户心目中的形象;职务和责任 职责的确定原则: 1、以职能部门的职责为基础:明确职能部门(起草部门)的职责与权限; 2、相关配合的部门为协作、辅助部门,围绕职能延伸展开; 3、同一层次的部门单位应级别相当; 4、常规性公司明确赋予了监督职责的部门,其职责一般不列入,比如管理部对 体系文件执行的监督,在相关公司级别的文件中已经明确规定了,可不再重 复规定; 5、原则上超出文件覆盖范围的机构其职责不是该文件所能规定的,不应作出任 何规定,可以规定衔接到某上级文件。比如事业部的职责、董事长的职责, 均不能写入文件。事业部在事业部文件中规定;董事长职责在董事会章程中 规定,而且董事长不属于行政职务。 7 四、管理要点和流程(who、where、when、what、how) 该章节的注意事项: 1、必须对职责进行展开,覆盖所有提到过的职责项目; 2、不得对职能要求的项目或理所当然的项目漏项; 3、在管理要点和流程编写中,发现“职责”中有遗漏的内容必须补充到“职责” 中,发现有不是能够浅显易懂的名词,要补充到“术语和定义”中; 4、管理要点要达到表述严谨,严禁使用口语化表达,禁止使用“或”、“也许” 等带有不确定性的词句; 5、该章节中,归类要清晰,格式统一并符合要求; 6、编号要统一并不产生遗漏、重复等问题,流程图也服从统一编号。 字体字号全部宋体四号; 第一层、第二层标题加粗,第三层及以下不加粗。 编号例: 4 管理要点和流程 4.1#### 4.1.1*** a.*** b.*** 五、引用文件 该章节的注意事项: 1、文中提到的文件作为“引用文件”; 2、作业指导书、作业规范、现场工艺文件等日常应用性资料不应作为“引 用文件”对待; 3、引用文件的格式应符合统一要求,不得使用表格形式,如: 5.1物流调拨管理办法 QG/GB15.07-01 4、字体符合统一规定(四号,第一层标题加粗,第二层不加粗) 5、文件编号最后的版本号在“引用文件”项下不体现,目的是为了减少因 其他文件版本的变化造成文件只因引用文件版本的变化而被动修订。 9 六、记录 该章节的注意事项: 1、文中提到的记录必须作为“记录”,文中没有提到的不应该作为记录, 但作为控制手段必须要的记录一定要补充到文件中,然后作为“记录” 对待; 记录≠表格,记录要求有记录编号、编制、审核(必要时要求有批准) 2、作业指导书、作业规范、现场工艺文件等日常应用性资料也不应作为“ 引用文件”对待,因为该类文件属于变动性频繁的文件、属于日常应用 性资料,但对于空白的表格应作为记录对待(一般在归口文件中出现) 10 七、检查与考核 该章节的注意事项: 1、监督和检查是职能归口部门,比如:设备管理方面的文件为“本标准由 工程科负责组织监督和检查”。 特别说明: 7.1条款为专项条款 2、所有的文件规定落脚点为“检查与考核”,没有检查就是空谈、没有考 核就不会有执行 3、考核理由要充分,考核的重点侧重于能做而不做的项目,侧重于考核主 观不作为;对过程不易考核的,以考核结果为主;考核金额要适当,要 有敏感,不敏感的考核金额无异于没有考核,比如考核10元;而且金额 上要考虑与违规对个人的好处具有可比性,即让违规成本昂贵,使之不 愿违规。 4、要注重考核的可操作性、时效性。 11 八、附加说明 该章节的注意事项: 1、起草部门为该工作的主管部门或者主要的主管部门; 2、“归口管理”这里指的是对文件的归口管理,而不是工作的归口管理部 门,应将体系的归口管理部作为文件的“归口管理”单位。故此,所有 公司文件在“附加说明”中的“归口管理”都应是“管理部”。 3、起草人,为实际的起草、修订人员; 4、审核人,应该是承担职能的公司部门部长或工厂的分管副厂长; 5、批准人,公司对文件的修订发布权收回到公司层面了,所有文件必须经 过总经理()批准; 6、首次发布日期,为文件第一次发布的时间; 7、本次修订发布日期,为正在修订的文件准备发布的时间,这里特别要注 意与封面时间的一致性。 12 合肥世纪精信机械制造有限责任公司 谢谢各位!